Firmenevents als Teil der Unternehmenskultur

00:00:00: Intro

6566: Hallo und herzlich willkommen zu der to the future dem inovex Podcast mein Name ist Wolfgang Schoch und ich bin einschaltcode bei inovex ich habe hier aber auch schon als Softwareentwickler Experte Versuch Technologien und im Sales-Team gearbeitet

6566: ich freue mich euch in jeder Folge eine Kollegin oder einen Kollegen vorzustellen und mich mit ihnen über Fachgebiet zu unterhalten,

6566: so erhaltet ihr einen Einblick in unseren technologischen und unternehmenskulturelle Alltag.

6566: In der heutigen Folge unterhalte ich mich mit meiner Kollegin Antje und mit meiner Kollegin teen wir sprechen über das Thema Events und davon gibt es einige bei uns wir feiern gerne bei uns an legendären Sommerfesten und Weihnachtsfeiern,

6566: unter tauschen uns gerne auf Messen und meetups zu spannenden Themen aus all diese Veranstaltungen erfordern eine gute Organisation.

6566: Genau hier kommen Antje Tini und der Rest von unserem Events im Endspiel wir schauen heute mal hinter die Kulissen ich wünsche euch viel Spaß mit dem Gespräch.

6566: Hallo Antje Hallo Tini schön dass wir uns heute über das Thema Events bei inovex unterhalten können.

6566: Ihr wisst bin ich ja ein riesengroßer Event Fan egal welcher Art

6566: und darum bin ich sehr gespannt was ich heute von euch beiden erfahren kann zu dem Thema aber bevor wir uns dem Thema widmen würde ich mich gern erstmal euch beiden widmen

6566: Tini Antje möchtet ihr euch mal kurz vorstellen für alle Leute die euch nicht kennen.

7789: Ja gerne Wolfgang Hallo ich bin Antje

7789: ich bin seit sechs Jahren bei inovex und ich arbeite im Bereich Office und Eventmanagement zusammen mit meinem Team macht mir großen großen Spaß ich gehe jeden Tag sehr gern zur Arbeit und freue mich mit meinem Team tolle Events trocken.

7788: Ja moin ich bin Tini wie man hören kann ich komme aus Hamburg bin seit vier Jahren bei innovecs

7788: und arbeite ebenfalls im Office und Eventmanagement bin auch gelernte Eventmanagerin und freue mich auf den heutigen Tag.

6566: Ich freue mich auch drauf danke das hat er echt schon ganz schön lange dabei 4 Jahre 6 Jahre das ist

6566: glaube ich auch eine sehr spannende Zeit weil in den letzten sechs Jahren ja auch viel passiert ist wir sind größer geworden die Events sind größer geworden und,

6566: das ist ja so eine kleine Tradition hier im Podcast dass ich immer gern Geschichten von früher erzähle ich kann mich noch erinnern als ich beende Max angefangen habe 2011 da waren wir glaube ich 50 Leute

6566: wir hatten da auch schon Events und zwar wir hatten eine Weihnachtsfeier und wir hatten eine sommerfeier die heißen wir uns ja Plenum.

6566: Die waren aber relativ klein und wir hatten dann irgendwann auch mal noch so kleine Events zwischen den großen Events also wir sie mal abends irgendwo hingegangen

6566: und da gab es nicht zu großen Bedarf an organisation es konnte man einfach nur so atok irgendwie machen und konnte mal mit schauen wer das gerade Lust vielleicht was zu organisieren aber den letzten Jahren ist es so schon

6566: alles Grüße und dadurch auch professioneller geboren

6566: was mich mal von euch beiden interessieren würde bevor wir über Details sprechen was für Event haben wir denn eigentlich aktuell bei inovex die irgendwie regelmäßig stattfinden.

7789: Ja also wir haben 33

7789: große Events kann man sagen einmal haben wir einen Frühjahr im Mai ein Tag der offenen Tür das nennt sich family and friends

7789: dann wäre ein vier den vier größten Standorten öffnen wir unsere Türen für eben die Mitarbeitenden die Freunde die Familien ehemalige MitarbeiterInnen und

7789: und einfach einen schönen Tag mit Kaffee Kuchen mit dem schönen Abendessen und einfach viel Spaß viel sie Connect singen vielen schönen Gesprächen.

7789: Und danach als zweites unser Sommer Plenum das ist ne interne Feier nur für die Mitarbeitenden

7789: die ja auf die findet meistens in dem Outdoorbereich statt

7789: aber dann einfach unsere Open Space Konferenz machen mit ein paar Freizeitaktivitäten abends um schönes Barbecue und das 3. Event haben wir unser Winter Plenum

7789: eine Tages in der Abendveranstaltung tagsüber haben wir ne Open Space Konferenz meistens in dem Konferenzzentrum.

7789: In Vorträgen und am Abend dann am eine schöne Party mit Band in der tollen Event-Location und das sind dann auch die Partnerinnen eingeladen.

6566: Das ist eine ganze Menge hast du eine Ahnung so wie viele Leute das da teilnehmen bei den drei verschiedenen Veranstaltungen so ungefähr.

7789: Ja das ist die letzten Jahre stark gewachsen tatsächlich seit ich angefangen habe so beim sei mir friends wann es anfing ich so um die 150 Leute in Karlsruhe z.b., aktuell so zwischen 300-350 Anmeldungen

7789: hat sich deutlich was getan und auch bei den Sommer Plänen dass ich angefangen habe inovex war mal 215 Teilnehmer ihnen und inzwischen sind wir bei

7789: 400-450 geschätzt.

6566: Im Winter bei unserer Weihnachtsfeier wenn dann noch die Angehörigen dabei sind oder halt der Partner die Partnerin da werden wir sicherlich dann auf wahrscheinlich über 500 Leute kommen oder.

7789: Mir auf jeden Fall für 150 ist es aktuell geschätzt aber das erlaube ich

7789: ein Blick in die Glaskugel kann man nie so genau sagen tatsächlich immer auch eine kleine Überraschung dann ob die Prognosen stimmen

7789: Jahren waren wir sehr gut einschätzen und haben auch sehr viele Tabellen immer ausgewertet und unsere Erfahrungswerte aber tatsächlich immer wieder neues Spiel.

6566: Wie sieht's denn dann neben diesen drei großen Veranstaltung aus also ich habe immer das Gefühl dass bei inovex immer irgendwie

6566: regelmäßig noch andere Veranstaltungen sind dazu wenn wir bei uns intern bei schwarz-weiße manslag nachschaut oder auch bei uns auf unserer Website da ist ja auch von Eventkalender

6566: unterschiedlichste Veranstaltung sind und ich habe immer den Eindruck dass wir schon gerne

6566: Events ausrichten oder LG Beteiligten an Events was gibt's denn da für euch beide sonst noch für Veranstaltung an den ihr beteiligt seid TV wie sieht's denn z.b. bei dir im hohen Norden aus.

7788: Also als ich bei innovex angefangen habe habe ich das Marketing-Team noch unterstützt das nennen wir marketeam da haben wir regelmäßig mit UPS gemacht die Meetup sind in allerdings auch deutschlandweit in allen Standorten

7788: Adi habe ich betreut und mit organisiert das sind einfach kleine Veranstaltungen.

7788: Bei den externe Leute vorbeikommen sicher Vorträge von Kolleginnen anhören biercher 3 keine Pizza essen das habe ich mit organisiert.

7788: Ansonsten haben wir kleinere Veranstaltungen das nennen wir in uvex Summer oder innovex Sommer das sind kleinere veranstaltete Veranstaltungen die auch für interne,

7788: Legenden sind dann gibt es natürlich noch TechDays bei uns.

7788: Das sind allerdings Dinge die oder Veranstaltungen die hauptsächlich aus den Fachrichtungen selbst organisiert werden dann unterstützen wir ab und zu mal ein bisschen bei was das Catering angeht oder

7788: die Räumlichkeiten das reservieren und aufbauen eventuell ja ansonsten.

7788: Haben wir noch Helden strategiemeeting was zweimal im Jahr stattfindet von unserer Strategie Runde auch hier unterstützen wir beide Organisationen das ist dann auch buchen von

7788: Räumlichkeiten manchmal extern manchmal auch intern das Catering die Hotelreservierung solche Sachen.

6566: Sehr spannend ich finde es interessant dass du diese TechDays ansprichst denn hier kann ich voll gut ne Brücke schlagen und euch erklären warum ich eigentlich in direkter Kollege bei euch im Team bin

6566: denn wir haben ja verschiedene Abteilungen hier in der Firma und ich bin im Bereich application development und da haben wir auch schon

6566: tekday Hund bei uns ist das nicht ein Tag im Jahr sondern wir haben alle zwei Monate so eine Veranstaltung das ist immer der Nachmittag da gibt's so ein bisschen

6566: Vorträge von von Leuten bei uns aus der Abteilung der geht's auch Catering und das organisiere ich immer zu einem großen Teil und ich finde es.

6566: Macht mir viel Spaß aber es ist schon einiges an Arbeit obwohl das gar nicht viel zu tun ist als die Veranstaltung die ist

6566: größtenteils remote oder halt im Büro man muss da keine Räume oder Locations organisieren das ganze Catering das funktioniert entweder über so ein Online Dienstleister oder über die Pizzeria um die Ecke und starke man sich dann die Leute auch darum

6566: die dort im Büro irgendwo sind also es ist relativ wenig zu tun aber es ist trotzdem viel.

6566: Und das bringt mich halt zur Frage.

6566: Wie läuft das denn bei euch ab wenn ihr so ein riesen großes Event organisiert also beispielsweise sonst Sommer Plenum

6566: irgendwie 400 Leute kommen oder sollen Winter Plenum wohnen noch mehr Leute kommen wo man ne Location braucht wo man Hotels braucht um und in welche

6566: Busse braucht um die Leute zu transportieren wo man einen Zeitplan braucht der dann hoffentlich auch stimmt

6566: irgendwie wo er keine Ahnung du hast es angesprochen Antje es gibt noch Musik und es gibt so viele Dinge und

6566: was ich super gern mal mit euch machen würde wäre mich mal mit euch gemeinsam auf die Reise zu begeben um mal ja einfach mitzuerleben

6566: wieso eine Organisation funktioniert von so einem großen Event auf was man da achten muss wie viel Vorlauf man vielleicht braucht und was ihr das sonst noch für wunderbare Dinge tut die ich z.b. nie sehe weil für mich ist es halt ein cooles Event das funktioniert und das ist schön ich habe das Spaß dabei

6566: mich würde einfach interessieren was da dahintersteckt habt ihr Lust drauf.

7789: Ja klar.

6566: Mega okay Anja wo fangen wir denn an wenn wir uns jetzt mit der Organisation von zuna Sommer oder Winter Feier beschäftigen.

7789: Also erstmal fangen wir tatsächlich an zu planen oder zu abzuschätzen wie viele Personen kommen maximal

7789: unsere Arbeit unsere Richtwerte aus den letzten Jahren wir wissen eben wie viele Mitarbeitende ungefähr zu dem Zeitpunkt angestellt sind davon kommen in der Regel 10% nicht.

7789: Bei corona ist diese Richter tatsächlich nicht mehr ganz so ne Hausnummer also das ist wirklich unterschiedlich

7789: wieso 10% stimmen dann nicht immer aber so gehen wir eben rein gesungen im Endeffekt eine Location für die maximal Anzahl dass sie einfach groß genug ist dass alle die kommen wollen kommen können

7789: und dann schauen wir unser Budget an wie viel Geld haben wir zur Verfügung und dann gehen wir einfach mal kreativ auf die Suche

7789: deutschlandweit was gibt es für coole Locations wo liegen die so dass man sie eben auch gut erreichen kann auch von allen Standorten aus.

6566: Ist die Suche nach so eine Location in dieser Größenordnung schwieriger als keine Ahnung vielleicht doch vor fünf Jahren als das nur 200 Leute waren.

7789: Oh ja.

7789: Deutlich schwieriger inzwischen wirklich so die Nadel im Heuhaufen suchen so vielen Jahren ist doch viel einfacher wobei wäre inzwischen ja auch so unsere.

7789: Ideen haben uns schon ganz ganz viele Locations im Kopf haben wir gehen oft messen wir suchen permanent eigentlich nach neuen Dingen.

6566: Ehrlich ich frag mich das nämlich auch immer also für eine kleine Location für was nicht 100 Leute ist glaube ich

6566: dass man Gefühle nicht so super schwer und vielleicht auch eine Location jetzt für 20000 Leute da

6566: gibt's ja auch so riesen Hallen wo auch dann inwiefern Konzerte stattfinden oder so aber es wird dieser dieser Bereich wo wir gerade sind das finde ich auch irgendwie echt schwierig.

7788: Wir sind tatsächlich eine Größe aktuell bei der das relativ schwierig ist also wie du sagst es hübsche ein paar Leute gibt es gute Locations kleinerer Locations und dann gibt es auch wieder riesengroß Locations Abend wo eben große Konzerte stattfinden

7788: und genau dieses Mittelmaß zu finden aktuell das ist etwas schwieriger.

7788: Vor allen Dingen ist es deswegen bisschen so gestaltet sich das ein bisschen schwierig weil wir immer versuchen eine Location zu finden die

7788: mindestens in der Nähe von einem von unseren großen Standorten ist einfach damit die Anreise für mindestens einen Standort nicht ganz so weit ist eventuell sogar die Möglichkeit besteht das ein Standort

7788: vielleicht sogar zu Hause schlafen kann

7788: so dass wir nicht für alle Hotels suchen müssen weil auch das natürlich eine Anforderung ist dass wir dann Hotels buchen müssen für alle MitarbeiterInnen.

7788: Und auch das ist einfach eine Schwierigkeit die je weniger Leute wir haben die übernachten müssen desto eher finden wir natürlich Hotels in der Nähe.

6566: Ja ich erinnere mich an ich glaube das war die sommerfeier im letzten Jahr auf die war in der Nähe von Köln und

6566: da hatten wir auch die Übernachtung in einem Hotel da ganz in der Nähe und gefühlt war das halbe Hotel irgendwie voll mit Leuten aus der Firma und das fand ich auch irgendwie,

6566: irgendwie cool

6566: dass man sich so ganzes Hotel bietet für eine Nacht aber wenn jetzt die Firma noch ein bisschen größer ist wird sie sich echt schwierig da auch die ganzen die ganzen Zimmer dann zu bekommen

6566: vor allem im parallel vielleicht im Sommer noch andere Veranstaltung sind und andere Leute auch auf die verrückte Idee kommen sich dann Hotelzimmer zu nehmen.

7788: Absolut das ist der Grund warum wir auch so früh anfangen zu suchen er sowohl nach der Location als auch nach den Hotels eben weil man da eine lange Vorlaufzeit braucht also wir müssen die Hotelzimmer reservieren wir müssen die Location reservieren

7788: aber wie du sagst ne also es gibt teilweise gar nicht Hotels die so viel Kapazität haben für uns und dann.

7788: Ja müssen wir eben wenn die Kapazität da ist schauen dass wir auch eine Zimmer bekommen oder zumindest

7788: viele Zimmer bekommen weil auch da geben die Hotels nicht ausschließlich an eine Firma die Hotels gerne raus.

6566: Das ist wegen dem Risiko dann zu eine Firma könnte irgendwie keine Ahnung kurzfristig abspringen oder oder bankrott gehen oder irgendwas das Hotel wahrscheinlich schwierig.

7788: Absolut na klar.

6566: Ja wenn du jetzt sagst dass ihr da frühzeitig euch darum kümmern müsst über was von Zeitraum sprechen würden da.

6566: Also wann fangt ihr denn an jetzt euch nach Locations und nach Hotels um zu schauen für die nächste sommerfeier oder für die nächste Weihnachtsfeier oder habt ihr das vielleicht schon gemacht.

7788: Also im besten Fall fangen wir ja mindestens ein Jahr vorher an.

7788: Wenn wir gut im Timing sind dann versuchen wir es auch schon ein bisschen eher eben weil.

7788: Na ja ein vor 1 Jahr vorher sind wir eben auch noch in den Vorbereitungen für das anstehende Events

7788: deswegen startet sich das immer ein bisschen schwierig weil man so bisschen zweigleisig fahren muss auf der anderen Seite passt das ganz gut weil man irgendjemand drin ist

7788: so location besichtigungen sind dann eher schwierig man weiß auch immer nicht was in dem Jahr noch passiert oder in dem Jahr und ein Viertel bleibt die Location wird übernommen von dem anderen Anbietern.

7788: Das sind alles Faktoren die natürlich ein bisschen schwieriger sind wenn man über ein Jahr anfängt im voraus allerdings.

7788: Ja muss man eben zeitlich gucken es gibt viele Leute die Veranstaltung planen für Firmen gerade die Locations sind unsere Größe sind eben rar und da müssen wir einfach früh genug Optionen setzen

7788: Fragen dann Locations an bitten um eine Optionen die sie umsetzen können und schauen dann einfach dass wir zeitnah weitere.

7788: Schon mal die groben das grobe Bild irgendwie ist festmachen können so dass wir einfach.

7788: Sie vorstellen kann die Location weil wir entscheiden das nicht alleine ob Cindy location geht da stellen wir sozusagen unserer

7788: georondo das ist unsere Management Runde der stellen wir das vor die entscheiden das mit uns ob wir das machen oder nicht.

7788: Und dafür brauchen wir natürlich aber auch schon ja ein grobes Gerüst ungefähre Kosten.

7788: Die Anfahrt Amazon gucken ob die Infrastruktur stimmt also kommen wir doch gut angereist sind doch Hotels in der Nähe und das sind ja vorher.

7788: Ist eine Herausforderung aber macht es am Ende dann leichter für uns.

7789: Im Winter sind sogar anderthalb Jahre tatsächlich der Idealfall bei Winterthur

7789: tatsächlich deutlich schwieriger ist wieder Sommer und Sommer haben wir in der Regel eine Location für Tag und Abend also bleiben wir der Location in dem Winter was bis er so dass wir die Location gewechselt haben weil eben Konferenzzentrum nicht unbedingt eine coole Feier Location dann noch bietet und einem Haus und deswegen sind wir meistens eben

7789: dann am Mittag dann am Nachmittag nach der Konferenz wieder in die Hotels und daneben zur abendlocation gefahren,

7789: das anderthalb Jahre vorher schon guter Zeitpunkt dass man eben auch noch genug Auswahl hat.

6566: Ja das ist doch ist sicher dann auch super super herausfordernd du brauchst ja dann wenn du zwei location hast sie müssen ja auch dann nicht zu weit voneinander entfernt sein dass du da nicht irgendwie zwischendrin noch mal 2-3 Stunden in die mit dem Bus oder so fährst.

7789: Absolut aber das ist uns tatsächlich relativ gut gelungen die letzten Jahre mein Sohn nimmt eine Busfahrt dazwischen lässt sich leider nicht immer verhindern.

7789: Aber ähm doch mal spoilern ja jetzt für dieses Jahr für diesen Winter tatsächlich eine Location gefunden wo wir von der Tages Veranstaltung in den Abend rein fallen können quasi.

6566: Bin sehr gespannt dass ich erinnere mich noch an das letzte Jahr da hatten wir ja dieses Tages Veranstaltung in Mannheim und die Abendveranstaltung war dann hier in Karlsruhe aber das war ja auch in Ordnung so dass man ich weiß nicht noch mal das Stunde mit der mit dem Bus glaube ich

6566: fahren und das war auch völlig völlig cool.

7789: Wobei was dieses Jahr diese Stunde für schöne Gespräche nutzen können.

6566: Ja ist auch cool.

7789: Waren auch viele viele Stimmen wir machen ja immer 1 Retro nach den Plänen nach den feiern und es waren schon einige die sich gewünscht hatten das mal dahin dann keine Zeit dazwischen hat sondern die Zeit nutzen kann und es ist ja tatsächlich gelungen.

6566: Ja Karte wenn man das möglich machen kann ist es natürlich ein großer Vorteil wenn man die Zeit dann mit den mit den Leuten einfach verbringen kann mit Gesprächen oder so und da nicht diese Karte hat eine Stunde irgendwie finde ich es ist noch in Ordnung,

6566: aber das geht natürlich immer so ein bisschen so ein bisschen besser.

6566: Es ist schon mal passiert dass ihr was organisiert habt was geplant habt und kurz vor so einer Feier gab es dann irgend so eine Hiobsbotschaft zuhe die Location ist abgebrannt oder

6566: es gab irgendwie nen anderen Zwischenfall,

6566: keine Ahnung die Band hat irgendwie Tiramisu gegessen was nicht mehr gut fahren kann es daher leider nicht auf der Bühne Performance also

6566: gab solche Vorfälle in den letzten Jahren, wo ihr dann so ein bisschen ins Schwitzen gekommen Seibt und erschreckt euren plant die aus der Tasche ziehen musste.

7789: Nee tatsächlich nicht aber ich sage nur Corona hätten alles was er gebucht haben durften wir dann wieder stornieren das war sehr traurig.

7788: Wobei man natürlich immer unvorhersehbare Faktoren hat die muss man bedenken das fängt mit einfachen Sachen an wie schlecht ist Wetter einfach

7788: da stecken wenn ich drin da können wir leider nichts machen das ist gerade im Sommer natürlich schade wenn der Auto locations haben deswegen müssen wir im Sommer immer schauen dass wir eine Auto Location haben mit dem Rückzugsort nicht drin also

7788: entweder nach Halle oder zelten einfach damit wir,

7788: ich trenne ausweichen können und ich glaube es ist 2019 gewesen da waren wir im Sommer ja in Frankreich in der Outdoor location.

7788: Und da haben wir schon dann die Tage vorher erfahren dass es leider regnen wird

7788: das war sehr schade weil wir sehr viele Outdoor-Aktivitäten geplant hatten wir hatten aber Glück das Wetter hat dann doch Richtung Nachmittag noch mitgespielt und die Sonne kam raus.

7788: Sowas ist natürlich schön und im selben Jahr hat uns tatsächlich auch der DJ leider ganz spontan abgesagt so spontan dass wir es erst vor Ort erfahren haben

7788: da kommen wir dann auch zu einer der witzigsten Geschichten die wir ach so einem Event hatten ja da kam dann einen Ersatz DJ.

6566: Kann sich noch erinnern.

7788: Gerechnet haben.

6566: Ich kann mir noch.

7789: Erst gewundert haben wer dieser Mann ist.

6566: Ich glaube er hat es sein seine aller aller größten Auftritt sich ich glaube er hatte noch nie so ein großes Publikum und er hatte extrem viel Spaß an dem Abend.

7789: Sag beim Tisch gegangen beim Tanz mit den Kolleginnen.

6566: Ja klar ich meine wenn du soviel organisierst natürlich machst du sicherlich auch so risikoplanung und machst dir Gedanken was was passieren könnte das Wetter ist ein super guter super guter. Von dir teen kann mir noch ein eine

6566: sonst Sommer Plenum erinnern vor.

6566: Vielen vielen Jahren und das Wetter nachmittags nicht mitgespielt hat und wir waren da vormittags glaube ich

6566: wann vormittags im Büro in Karlsruhe oder lass mich den Karlsruhe schon gewesen sein und das Nachmittagsprogramm viel dann aus wegen dem schlechten Wetter und die Alternative war dann dass man entweder ins Museum gehen kann hier in Karlsruhe ZKM Museum oder ins Kino

6566: da war das doch in Ordnung da waren wir halt noch so.

7789: R50.

6566: Da waren wir heutige 50 Leute.

6566: Im Museum mit ein paar Leuten dann damals ich war auch ganz witzig aber mit 500 ist natürlich schwierig da bekommst du auch keine Kinokarten mehr so spontan.

7789: Das stimmt.

6566: Okay am.

6566: Ihr beide ihr kümmert euch um eine coole Location das ist schwierig aber durch eure tolle Erfahrung schafft ihr es irgendwie jedes Jahr was was cooles zu finden als ich bin's gerade meinem Kopf durchgegangen ob es da.

6566: Jetzt mal den letzten Jahren irgendwelche Locations gab die jetzt irgendwie nicht so cool waren bis dann nichts eingefallen

6566: aus da diese Location in Frankreich die du angesprochen hast ist voll lustig da war nur zweimal und ich erinnere mich beim ersten Mal als wir dort waren war war der heißeste Tag des Jahres der Gast habe ich 42 Grad das Heft noch dran erinnern dass da sich glaube ich viel im Schatten und habt

6566: viele Liter Wasser getrunken aber trotzdem cool.

6566: Bei ihr habt ihr habt die Locations ihr schaut nach Hotels ihr macht euch Gedanken über irgendwelche Zeiten die man benötigt um dort dran zu kommen aber was gibt's denn dann noch.

6566: Was musst du denn noch von euch organisiert werden.

7788: Also ganz wichtig ist natürlich immer dass wir das mit jedem Auge behalten also bitte Kontrolle ist das A und O bei so einer Veranstaltung die man plant das teilnehmermanagement natürlich,

7788: am das ist auch sehr interessant manchmal bisschen kompliziert war natürlich auch immer sonderanfragen oder Sonderfälle dabei sind

7788: da natürlich im Winter z.b. mit Partner oder ohne da muss man eben die Anmeldung vorbereiten also

7788: müssen die Anmeldung nicht nur auswerten am Ende des Tages sondern ja auch die Anmeldung vorbereiten

7788: welche Fragen müssen bestellen wir müssen auch nicht allen Leuten dieselben Fragen stellen in so einer Anmeldung sondern bei bestimmten Standorten werden andere Fragen gestellt.

7788: Bevor wir aber so eine Anmeldung schon vorbereiten können brauchen wir eben auch da schon wieder die Planung haben wir schon Busse werden von wo werden Busse bestellt damit die Leute eben schon angeben kann mit echten Bus möchten sich fahren

7788: von wo möchten Sie geshuttelt werden reisen Sie selbst an reisen Sie mit dem Zug an und.

7788: Ja auch das ist ein bisschen verschachtelt das anmelde Management sage ich mal oder das teilnehmermanagement aber das macht total viel Spaß weil man eben.

7788: Für alle Eventualitäten immer eine Antwort parat haben muss also man muss sich eben überlegen was kann was könnte wer Antworten.

7788: Und wenn man die Antwort angeklickt hat dann muss man ja zur folgende Antwort kommen.

7788: Genau also das ist eine große Sache dieses teilnehmermanagement eben.

7788: Dann wie wir schon mehrmals erwähnt haben eben wir müssen Hotels reservieren wir müssen nur Hotel

7788: Einteilung von dem nachher wenn die Leute sich angemeldet haben

7788: auch hier sind natürlich Sonderfälle dabei im Winter sind Partner dabei ist ein Doppelzimmer

7788: haben möchten die Leute Frühstück oder kein Frühstück haben wir ein Hotel oder mehrere Hotels wie viele Zimmer haben wir in welchem Hotel dann gibt es natürlich Sonderwünsche ich jemand möchte in ein ganz bestimmtes Hotel unterkommen,

7788: haben dann ist natürlich auch immer die Frage wer reist von wo an das heißt wir müssen gucken was welches Hotel liegt für welchen Teilnehmer vielleicht strategisch gut gelegen.

7788: Anmut

7788: dann haben wir auch solche Sonderfälle in letzte in den letzten Jahren gehabt dass wir Kolleginnen gehabt haben die frische Mutter geworden sind und ihre Kinder mitbringen wollten

7788: dementsprechend müssen wir Zustellbetten beispielsweise beim Hotel anfragen genau das sind so sonderanfragen die wir auch bedenken müssen

7788: Hotel Einteilung.

6566: Das ist wirklich eine ganze Menge.

7788: Ich sitze und wir sind noch nicht fertig dann haben wir natürlich nicht die Reiseplanung und vor allen Dingen die Koordination der haben.

7788: Und seine jetzt ein bisschen leichter gemacht sage ich mal oder wir haben das ganze ein bisschen eher optimiert indem wir die An und Abreise zum Plenum oder zu den Plänen den Leuten jetzt als selbstbucher überlassen haben

7788: haben wobei wir natürlich auch da immer weiterhin unterstützen und dafür Fragen offen sind und den Leuten auch helfen.

7788: Aber im Endeffekt können die An und Abreise die Leute sich jetzt über so einen er Baden selbst Buch Account selbst buchen haben so dass wir da schon mal.

7788: Ein bisschen weniger zu tun haben weil wir nichtsdestotrotz immer noch die diesen Bustransfer haben den wir planen müssen das heißt.

7788: Indem wir diesen Sommer mal als Beispiel wir haben Busse die von Karlsruhe zur Location fahren da müssen wir gucken wie viele

7788: Leute fahren mit dem Bus wie viele Busse werden von Karlsruhe starten starten wir nur an einem Office oder ein zwei offices sammeln wir auf dem Weg irgendwo jemanden ein dann haben wir aber auch Busse die,

7788: die Leute vom Bahnhof abholen und zur Location shutteln wir haben Busse die die Leute abholen an den Hotels und vom Hotel in die Location bringen auch hier können wir das verbinden wir haben unterschiedliche Hotels das heißt

7788: Geburtstag kommen aus unterschiedlichen Richtungen wir können müssen aber auch dafür sorgen vor Ort die Koordination machen dass die Busse nicht alle gleichzeitig

7788: vor der Location stehen weil wenn du da danach die Reisebusse stehen hast die haben da natürlich kein Platz also auch da müssen wir gucken welches Timing machen wir um welche welche Uhrzeiten fahren die los.

7788: Genau wir müssen bedenken ist vielleicht also

7788: wie ist der Verkehr um welche Uhrzeit das ist ja auch ein Wochentage das heißt ein Bus aus Karlsruhe Richtung Frankfurt könnte eventuell auch im Stau stehen da müssen wir Puffer einen einberechnen es gut ist natürlich in dem Fall wir haben auch immer noch,

7788: das Busunternehmen was uns hier hilft und uns unterstützt

7788: wir sind das gewohnt die machen das ja auch schon seit vielen Jahren mit den kann man eben auch gut sprechen die unterstützen uns bei der Planung.

6566: Finde ich total spannend weil wenn du das so erzählst dann klingt das total einleuchtend dass man auch so Dinge achtet wie die Busse sollen nicht gleichzeitig an der Location ankommen weil

6566: die sich dann irgendwie blockieren und dann das riesen Chaos dort ausbricht verkehrstechnisch,

6566: aber das wäre jetzt was gewesen woran ich spontan garantiert nicht gedacht hätte.

6566: Auf ein Konto.

7789: Baum mit sich Wolfgang von paar Jahren haben wir da auch noch nicht dran gedacht.

6566: Arcade.

7789: Ja du mal lernt ja nach jedem Event dazu z.b. hat sich jetzt letzten Winter dran gedacht wird in Karlsruhe Parkplätze abzusperren vom office.

7789: Die Leute da eben gut einsteigen können das ist mir relativ spontan zwei Wochen vom Event noch eingefallen

7789: was wo halten die denn an weil es sind ja inzwischen nicht nur ein Bus sondern sind 5

7789: und dann habe ich kurzfristig bei der Stadt noch ein parkplatzsperrung beantragt habe eine Firma gefunden die die Schüler auch schon also es war wirklich kurz auch knapp aber das gelungen und.

7789: Ja also Dinge lernt man daneben und wir haben einen schönen Aktionsplan wo wir alle Task ein Schreiben auch neue Dinge reinschreiben und bevor wir sind Event planen gucken wir uns den erstmal an.

7789: Und schauen was wir davon brauchen und was nicht.

6566: Also die hat Haas Plan beinhaltet dann so auch so Best-Practices und Dinge die ihr gelernt habt in der Vergangenheit wohl wisst das funktioniert oder.

7789: Du auch an was müssen wir denken das einfach auch nichts vergessen wird weil halt jedes Event auch individuell ist unklar

7789: copy paced machen aber im Endeffekt musst du immer schauen wie die Location ist was es noch für Anforderung gibt und dann halt dann den Plan entsprechend anpassen.

7788: Und das stimmt eben auch Kleinigkeiten drin weil gerade die Kleinigkeiten sind die Sachen die wir die sonst untergehen würden weil das ein Catering vor Ort da sein muss das ist irgendwie

7788: nicht einleuchtend aber das wäre beispielsweise für die Busse für den

7788: Transfer Schilder benötigen die in den Bussen aufgehängt werden damit auch alle Leute nachher wieder in die richtigen Bus einsteigen

7788: weil auch hier haben wir natürlich wieder Busse dienen zurück mich Karlsruhe fahren Busse die zu dem ein Hotel fahren zu dem anderen Hotel zum Bahnhof

7788: und wenn wir da keine Schilder mitnehmen dann stehen die Leute da nachher und steigen mit Sicherheit in den falschen Bus weil ja nichts bestätigt ist

7788: und mitten auf der Autobahn dass sie jedoch nach Karlsruhe fahren obwohl sie hier zum Hotel fahren wollten um morgen zurück nach Hamburg zu reisen oder so.

6566: Ich nehme an dass auch hier aus Erfahrung gelernt wurde.

7789: Ja tatsächlich wie kommst du drauf.

6566: Hat an der Stelle Grüße gehen raus an die Kollegen den das passiert ist geil dieses Jahr läuft besser für euch dieses Jahr haben wir wieder die tollen Schilder.

6566: Jetzt hast du gerade noch Dings angesprochen der Tini ist sowas wie ein Catering

6566: ist das auch eine große Herausforderung jedesmal oder haben wir ein zwei drei Dienstleister mit denen wir immer zusammen arbeiten wohl wissen das läuft einfach gut da kann man sich drauf verlassen oder muss man da auch von fire zu fire.

6566: Sich neu aufstellen und nach einem neuen Dienstleister suchen.

7788: Wir haben auch hier sind wir natürlich an die Location gebunden also das kommt ganz darauf an was für eine Location wir haben

7788: weil es gibt ja Locations die sind gebunden anderen Caterer die haben Rahmenverträge mit einem bestimmten Caterer oder die machen das Catering selber

7788: es gibt natürlich auch Locations die keinen haben da können wir einen selber mitbringen das ist jedes Jahr ganz neue also das ist sehr jedes Jahr ein Überraschungstüte schauen wir uns jedes Jahr neu an.

7788: Aber natürlich ist auch hier gibt es jedes Jahr wieder paar kleinere Herausforderung also ganz klar ist natürlich dass wir darauf achten müssen auf die Ernährungsformen gibt unterschiedliche Ernährungsformen jeder nennt sich anders er Unverträglichkeiten gibt es viele.

7788: Die wir auch beispielsweise schon in der Anmeldung an abfragen

7788: und hier müssen wir einfach darauf achten und den Caterer gut Briefen egal ob das einer ist den wir selbst mitgebracht haben oder einen den wir übernehmen von der Location das Schilder aufgestellt werden beispielsweise wo eben.

7788: Wann steht was das für was für Essen ist ist es veganes Essen ist das vegetarisch.

7788: Was enthält das irgendwie für Unverträglichkeiten also Inhaltsstoffe ist da Chili drin oder Paprika Laktose.

7788: Dehner.

6566: Ja das ist mir ja wenn ich so überlege es aber den letzten Feiern ist mir das auch immer so im Gedächtnis geblieben dass das immer sehr sehr gut ausgeschildert war und dass man da immer genau wusste was es gibt und ich fand eigentlich

6566: ja ich fand das Essen in der letzten Jahr noch immer gut also ich weiß nicht wie es in 14 Jahren war das mein Gedächtnis viel zu schlecht

6566: aber so meine Erinnerung der letzten 3 4 5 Jahre ist oder City positiv Vater dachte immer sehr sehr gute Partner gehabt mit den ihr zusammengearbeitet habt.

6566: Wenn wir diese großen Blöcke und jetzt anschauen dazu haben wir uns jetzt hier angeschaut hotel location Catering Occam.

6566: Was gibt's denn darüber hinaus noch an vielleicht kleineren Dingen die man vielleicht gar nicht so auf dem Schirm hat dir aber sehr sehr wichtig sind damit zum Event auch richtig richtig cool wird.

7789: Ja zum einen muss man denn den timetable gut durch.

7789: Sächlich also wann fängt man an wo kommen die Leute her wie lange brauchen die mit der Anreise z.b. dass man auch ein Puffer drinnen hat dann einfach so Nähe sind die Gruppe Agenda hat.

7789: Der macht sich dann entlanghangeln wir müssen auf Kleinigkeiten achten wie z.b. bei 500 Leuten brauchst du halt der Akkreditierung mit einem akkreditierungs Bändchen z.b. rein wenn du nicht allein allocation bist das war einfach.

7789: Wendel bestellen und das steht auch wiederum alles im Aktionsplan drin so

7789: kleine ministeps die man nicht vergessen dürfen brauche Pause jetzt auch eine Kulis waren wir moderationsmaterial sind in der Location Dinge vorhanden was muss man mitbringen.

7788: Dann haben wir natürlich noch unsere open-space Konferenzen auch hier müssen wäre ganz besonders auf die Technik achten was brauchen wir für Technik übertragen wir das live also gibt es in Streaming von beispielsweise seiner Keynote

7788: dir jedes Jahr vorgetragen wird bei beiden Plänen wollen wir einzelne Sessions übertragen live wenn das live übertragen.

7788: Soll das.

7788: Bild quasi auf beiden Seiten da sein oder geht das einfach nur raus wird es nur gestreamt was du die Gegebenheiten vor Ort ist das überhaupt möglich

7788: dieses Jahr war ganz spannend tatsächlich die Internet.

7788: Breite also ist das überhaupt möglich dass wir das übertragen können weil unsere Location ja doch ein bisschen abseits ist und

7788: ja das ist auch das sind so Kleinigkeiten die müssen wir einfach bedenken und könnte ich einfach sagen ja das machen wir aber wir wollen natürlich versuchen auch unsere

7788: Event ein bisschen hybrida zu gestalten und da ist sowas natürlich total wichtig.

6566: Ja hat dir da viele Schnittpunkte dann mit der internen ID wenn es um solche technischen Themen geht.

7788: Ja wir haben einen mittlerweile ein internes Eventteam noch mal da sind verschiedene Leute aus verschiedenen Bereichen aus der Firma mit

7788: dabei unter anderem eben auch Leute aus der internen IP

7788: ganzen bisschen unterstützen eine technisches Grundwissen für so eine Veranstaltung haben wir mittlerweile würde ich sagen aber nicht dass der Trottel desto trotz gibt es natürlich immer.

7788: Im Besonderheiten und da hilft dann ein Kollege.

7788: Der mit uns in diese Termine geht und wir haben da auch direkten Kontakt zu noch einem anderen Gewerk also zu den Technikern direkt das ist der Dienstleister

7788: der Feier Location und mit ihm besprechen wir das gemeinsam.

6566: Wenn man euch beiden jetzt zuhört dann kann man den Eindruck bekommen dass das ein ziemlich anspruchsvoll und Ausfüllen der Fulltime-Job ist mit den Events und ich sehe schon dass ihr so ein bisschen lacht.

7789: Ist Wolfgang ja so rein theoretisch ist es tatsächlich lustigerweise sind Tini und nicht Teilzeitkräfte

7789: das heißt wir machen sehr viel von unserer Zeit

7789: Montag natürlich an Events aber ist es auch immer so ein Auf und Ab tatsächlich also es gibt derzeit nur ganz viel zu tun ist gerade wenn wir jetzt location sucht dann bis Catering fix die Location fix und so weiter da gibt's dann extrem viel zu tun

7789: wenn alles dann mal steht soweit hat man bisschen Pause ein bisschen Luft.

7789: Kann ein andere Dinge tun als wir machen ja nicht nur Events wir machen ja auch viele viele andere Dinge bin oder zum Team und was halt schönes wir sind ein Team also wir sind es nicht nur ihr beiden die damit arbeiten sondern habe ich noch Kolleginnen.

7789: Dinge zusammen planen wir müssen bisschen aufgeteilt die einen machen Sommer die anderen machen Winter.

7789: Aber hast absolut Recht ist schon sehr sehr vielseitig und gibt da viele Dinge zu tun.

6566: Wie viele Leute seid ihr denn insgesamt bei euch im Team die da irgendwie involviert sind.

7789: Also im Eventim sind war aktiv im Prinzip vier event

7789: Managerin in der mich jetzt einfach mal dann haben wir ein Moderator eine Moderatorin die dann ebenso

7789: den Tag sozusagen begleiten dann haben wir jemand von der internen ID wir haben jemand von Finanzen dabei dann gibt es noch einen Kollegen der sich der dich wohl Mode Teilnehmerinnen vertritt,

7789: und da eben viel Input rein bringt also dass ich die letzten Jahre wirklich schön gewachsen und es ist auch super als ich eben auf mehrere Schultern verteilt.

7789: Aber jeder Bereich immer abgedeckt wird.

6566: Wieso teilt sich ja nicht nur auf mehrere Schultern sondern auch auch auf mehrere Standorte hier bei uns in der Firma.

7789: Genau inzwischen sind wir ja bei acht Standorten gelandet mit bei inovex und wir haben ja in jedem großen Standort haben wir eine Kollegin sitzen.

7789: Die sich im Moment Standort kümmert und daneben auch tatkräftig bei den Events mit organisiert.

6566: Ich hätte zum Schluss noch eine Frage an euch und zwar.

6566: Ich persönlich finde so die Art und Weise wie diese Events bei uns ausgerichtet werden und wie die so ablaufen finde ich ziemlich cool.

6566: Also vor allem aus meiner Sicht dass Teilnehmer ich fühle mich da immer gut aufgehoben ich finde immer dass das gut organisiert ist und natürlich gibt's noch mal irgendwelche Kleinigkeiten die vielleicht nicht.

6566: Passen wenn mal irgendwie keine Ahnung wie das angesprochen hat das Internet nicht so gut ist für für irgendeine Geschichte auf Sonne auf dem Vortrag oder so aber hey so bad das ist halt einfach so ist Leben.

6566: Die Geschichte in in Frankreich damals als es zu heiß war war für meinen Geschmack zu 10 Grad zu heiß aber ich meine da könnt ihr ja nichts dran ändern ist Holz.

7788: Ich spreche noch mal mit Petrus für dieses Jahr.

7789: Letzten Sommer hat es geklappt mit der Wunsch ans Universum 25 Grad und Sonne.

6566: 25 bis 28 zu sehr gerne.

6566: Also was ich damit sagen möchte ist ich finde diese Events immer sehr sehr sehr professionell wenn man möchtet dann findet man natürlich immer ein Haar in der Suppe aber das ist auch bei allen anderen Events auf den ich bin.

6566: Findest immer eine Kleinigkeit ich finde es cool was mich interessieren würde wäre habt ihr vielleicht noch einen Ratschlag oder ein Tipp

6566: für andere Firmen die auch Events organisieren die vielleicht noch ein bisschen kleiner sind als wir und jetzt vielleicht auch an so eine Größe kommen wo man.

6566: Die Sommer oder Winter Feier ist nicht mehr vielleicht im Office abhalten kann oder in so einer Location in der Nähe weil man jetzt irgendwie über dieser Schwelle schon drüber ist und jetzt zu den nächsten Step einfach nehmen muss.

7789: Ja auf jeden Fall haben wir da Tipps wir machen das ja schon jetzt ein paar Jährchen und

7789: also für mich ist z.b. süchtigste vor Planungsbeginn das bis mein Budget festlegt nicht einfach so macht halt mal und dann guck mal mal wo man landen sondern ist schon gut zu wissen wie viel Geld habe ich Zufügung ist mein Gesamtbudget oder auf mich.

7789: Programm was darf ich pro Kopf ausgeben einfach was auch super hilfreich ist ist ein Aktionsplan.

7789: Ich habe überlegen welche steps muss ich machen was darf ich nicht vergessen an uns was muss ich alles denken von Locationsuche über Hotels über in die kleinen Dinge was brauche ich noch für euch Kopierpapier brauche ich Stifte und so weiter das finde ich immer sehr sehr hilfreich weil den kann man dann ab

7789: arbeiten abhaken und eben ist sehr gut strukturieren und,

7789: ja alle tue du sie doch vorab erledigen kannst frühzeitig abwickeln nicht bis auf den letzten Drücker warten weil zum Ende wird sein immer doch gibt er noch so viel zu tun.

7789: Unterstützung holen also gerade das bei technischen Dingen so wie ich es gemacht habe mir jemand aus der IT oder eben aus dem Finanzbereich oder eben auch

7789: radissimo Teilnahme weil irgendwas in relativ neues für uns da haben wir halt auch Personen die sich da gut auskennen gute Ideen haben.

7789: Genau und General Solarglas passen und ließ ihm ein Gesamtüberblick behalten mit den Aktionsplan Ablaufplan Kostenkalkulation die Anmeldelisten

7789: da kann eigentlich nichts schief gehen.

7788: Ergänzend würde ich noch dazu sagen dass eine gute Priorisierung wichtig ist also Themen die eine Deadline haben und zeitlich begrenzt sind,

7788: immer als erstes machen das ist ganz wichtig ja das haben wir gelernt das einfach priorisieren das A und O ist.

7788: BG Kontrolle hatte Antje auch gesagt auch dass er hilft einem immens das Budget unter Kontrolle zu behalten immer wieder reinzuschauen wo stehen wir wo wollen wir hin.

7788: Und.

7788: Hasen machen Pause nicht vergessen auch mal durchatmen und natürlich warst an der Arbeit also so ein Event macht am Ende.

7788: Auch noch mal mehr Spaß wenn man schon bei der Planung Spaß hatte einfach.

7789: Total geiles ist einfach wenn du da Party stehst alle tanzen alle haben Spaß dann müssen wir okay dann guten Job gemacht.

7788: Und natürlich gute Geschichten hören am Ende des Abends.

6566: Also ich muss in der Stelle auch noch mal,

6566: danke sagen einfach hatte er macht wirklich eine tolle Arbeit ihr beide stellvertretend für das ganze Team und ich finde ihr beide.

6566: Erinnert mich ein bisschen an zu andere Bereichen zu unternehmen mit unserer Firma und auch in anderen Firmen wie z.b. Backoffice soll ich mich ja auch mit einer Kollegin vor einiger Zeit mal unterhalten das ist oft eine Arbeit die

6566: bisschen unsichtbarer ist

6566: und sieht das Resultat Mundschutz für dieses Event aber man sieht oftmals gar nicht was dann Arbeit drin steckt und was da an und Fleiß und und ja Engagement drin steckt und deswegen finde ich es echt cool

6566: möchte mit euch heute einfach mal drüber zu unterhalten weil das ist eine wertvolle tolle Arbeit und am ja da muss man einfach mal einmal mehr danke sagen.

7789: Vielen Dank an dich Wolfgang dass du uns die Möglichkeit gibst es dann auch sichtbar zu machen.

6566: Ja sehr sehr gerne falls ihr mal die Antje und die Tini und die andere Leute kennenlernen wollt dann habt ihr die Chance dazu,

6566: nämlich beispielsweise auf einem von unseren meetups

6566: die werden ja auch von euch beiden mit organisiert und eventuell trifft man euch da mal und kann sich mit euch mal unterhalten über das Thema Events oder und jetzt ein bisschen Werbung an der Stelle oder ihr bewerbt euch einfach bei uns denn dann könnt ihr mit der tinie mit der Antje zusammenarbeiten,

6566: und die beiden auch auf die Events treffen

6566: am ja vielen Dank für eure Zeit ich fand den einen Blick super super spannend und ich freue mich schon auf das nächste Event mit euch

6566: Sommer ist jetzt schon in den Startlöchern zum Zeitpunkt der Aufnahme und ja schön dass ihr da wart danke Tini danke Antje.

7789: Vielen Dank Wolfgang.

7788: Vielen lieben Dank dass wir da sein durften hat sehr viel Spaß gemacht alles Gute für dich alles Gute für alle da draußen und nur der HSV.

7789: Und machte mir wenn das vor dem wir werden.

6566: Das war das Gespräch mit Antje und Tini ich hoffe dass es euch Spaß gemacht hat wenn Ihr Feedback habt dann erreichte mich per E-Mail unter Podcast Add-In uvex.de wir hören uns in zwei Wochen wieder bis dahin wünsche ich euch viel Spaß und eine gute Zeit.

00:44:59: Intro